Abmahnung

Wie lange darf eine Abmahnung in der Personalakte bleiben? Mit dieser Frage musste sich das BAG am 19.07.2012 auseinandersetzen. Kann der Arbeitnehmer die Entfernung aus der Personalakte verlangen, wenn er sich längere Zeit einwandfrei verhalten und die Abmahnung deshalb ihre Wirkung verloren hat? Dies greift nach Auffassung der Bundesrichter zu kurz. Ebenso zu berücksichtigen sei ein mögliches Interesse des Arbeitgebers an der fortdauernden Dokumentation der Pflichtverletzung.

Mahnt der Arbeitgeber den Arbeitnehmer wegen einer Pflichtverletzung ab, kann dies zwar grundsätzlich mündlich geschehen. Zu Beweiszwecken empfiehlt es sich jedoch, die Abmahnung schriftlich zu erteilen. Üblich ist es, die Abmahnung anschließend zu den Personalakten zu nehmen, insbesondere um bei einem erneuten Pflichtenverstoß je nach den Umständen des Einzelfalls eine Kündigung aussprechen zu können. Insofern erfüllt die Abmahnung eine Warnfunktion.

Es gibt keine gesetzliche Regelung darüber, wie lange eine solche Abmahnung „wirkt“ , das heißt, ob der Arbeitgeber sich auch noch Jahre später auf die einst erteilte Abmahnung berufen kann. Die Rechtsprechung – so das BAG nochmals mit Urteil vom 19.07.2012 – stellt hierzu nur fest, dass nach einer längeren Zeit einwandfreier Führung eine erneuten Abmahnung erteilt werden muss, bevor eine verhaltensbedingte Kündigung wegen einer gleichartigen Pflichtverletzung gerechtfertigt ist. Wie lang dieser Zeitraum ist, hängt von der Art und Schwere der abgemahnten Vertragsverstöße ab. So dürfte sich der Vorwurf des Zuspätkommens schon nach wenigen Monaten „erledigt“ haben. Grundsätzlich gilt daher, dass ein Recht auf Entfernung der Abmahnung aus der Akte besteht, wenn diese für die weitere Beurteilung des Arbeitnehmers überflüssig geworden ist (so schon das BAG mit Urteil vom 13.04.1988, 5 AZR 537/86).

Hieran anknüpfend hat das BAG nunmehr betont, dass die Abmahnung neben der Warnfunktion allerdings auch eine Rüge- und Dokumentationsfunktion hat. Kann die Abmahnung daher für eine zukünftige Entscheidung über eine Versetzung oder Beförderung und die entsprechende Eignung des Arbeitnehmers oder für die spätere Beurteilung von Führung und Leistung im Zeugnis von Bedeutung sein, ist ein Anspruch auf Entfernung aus der Personalakte nicht gegeben. Darüber hinaus kann es im berechtigten Interesse des Arbeitgebers liegen, die Erteilung einer Rüge i.S. einer Klarstellung der arbeitsvertraglichen Pflichten weiterhin zu dokumentieren.

Fazit:

Es gibt aus Arbeitgebersicht keine Veranlassung Abmahnungen nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums aus der Personalakte zu entfernen. Im Zweifel sollte die Frage des weiteren Verbleibs erst überprüft werden, wenn der betreffende Arbeitnehmer dies beantragt. Hierbei gilt, je schwerer die Pflichtverletzung bzw. der Eingriff in das Vertrauen in die Integrität des Arbeitnehmers, desto berechtigter ist der Verbleib der Abmahnung in der Akte.

Dr. Monika Schmidt

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