Einsatz von Bewerbungsmanagementsystemen

Worauf Arbeitgeber/HR bei Recrutingtools im Hinblick auf den Betriebsrat achten muss

In Unternehmen mit mehr als 20 wahlberechtigten Arbeitnehmern kann keine Einstellung ohne Zustimmung des Betriebsrats erfolgen, sofern ein solcher vorhanden ist. Hierzu hat der Arbeitgeber den Betriebsrat rechtzeitig vor der geplanten Einstellung zu unterrichten und ihm die erforderlichen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Zeugnisse, Lebenslauf, Foto, etc.) vorzulegen. Konkret bedeutet dies, dass der Arbeitgeber die Daten aller Bewerber für eine Position einschließlich solcher, die ungeeignet erscheinen, übermitteln und Informationen, die diese eingereicht haben, weitergeben muss. Diese Unterrichtungspflicht erstreckt sich auch auf die Erkenntnisse aus Tests oder Assessment Centern und Unterlagen, die im Unternehmen über den Bewerber angefertigt worden sind.

Datenschutzrechtliche Belange stehen dem nach der Rechtsprechung des BAG grundsätzlich nicht entgegen. Umstritten ist aber, ob ein Bewerber die Weiterleitung seiner Daten an den Betriebsrat durch Widerspruch verhindern kann.

Sind die Bewerberdaten elektronisch erfasst, galt bislang, dass es ausreicht, dem Betriebsrat einen Ausdruck vorzulegen. Mit fortschreitender Digitalisierung des Bewerbungsprozesses und dem Einsatz entsprechender Bewerbungsmanagementtools mit umfangreichen Funktionen (CV-Parsing, etc.) stellt sich jedoch die Frage, wie Arbeitgeber hier ihrer Informationspflicht vor dem Hintergrund des Datenschutzes gerecht werden können.

Einen besonders weitreichenden Ansatz hat das LAG Düsseldorf (9 TaBV 32/19 Beschl. vom 15.05.2020) gewählt: Das Gericht vertritt die Auffassung, bei Einsatz eines solchen elektronischen Tools durch den Arbeitgeber könne nur die Einräumung eines umfassenden Lesezugriffs auf sämtliche Funktionalitäten der Software dem Informationsanspruch des Betriebsrats gerecht werden. Eröffne das Tool einem Recruiting-Team die Möglichkeit eines Team-Chats oder die Option, Bewertungen und Kommentare zu den Kandidaten zu speichern, dann seien nicht nur das Gesamtergebnis der Bewertung, sondern auch der Prozess der Entscheidungsfindung wichtige Informationen für den Betriebsrat, um prüfen zu können, ob es Gründe gibt, seine Zustimmung zur Einstellung zu verweigern.

Unter datenschutzrechtlichen Aspekten erscheint die Einräumung einer umfassenden Leseberechtigung allerdings problematisch. Je nach Ausgestaltung des Bewerbungsmanagementtools werden dort auch Daten verarbeitet, die für keine Aufgabe des Betriebsrates relevant sind und ihm deshalb nicht zugänglich gemacht werden dürfen.  Im Übrigen ist zu berücksichtigen, dass jedenfalls in Bezug auf sensitive personenbezogene Daten nach der Rechtsprechung des BAG (1 ABR 51/17 Beschl. vom 09.04.2019) vom Betriebsrat die Vorhaltung eines eigenen, angemessenen und spezifischen Datenschutzkonzepts verlangt wird. Schließlich ist auch darauf zu achten, dass die Zugriffsrechte zeitlich auf eine Woche (§ 99 Abs. 3 BetrVG) beschränkt erteilt werden. Beachten Arbeitgeber dies nicht und räumen dem Betriebsrat umfassende Zugriffsrechte ein, sieht das Datenschutzrecht u.a. Sanktionsmöglichkeiten in Form von Bußgeldern und Strafen vor. Es muss daher sorgfältig geprüft werden, welche inhaltlichen Berechtigungen dem Betriebsrat innerhalb der Bewerbungsmanagement-Software erteilt werden.

Fazit:

Digitalisierte Bewerbungsprozesse verlangen ein gut durchdachtes, datenschutzkonformes Konzept, wie der Betriebsrat beteiligt werden kann. Zeitlich und inhaltlich nicht eingeschränkte Zugriffsrechte auf Bewerberdaten verletzen möglicherweise Datenschutzrecht und können zu Bußgeld- bzw. Strafverfahren führen.